Bắt đầu từ đâu
Không bắt đầu từ phần mềm. Bắt đầu từ việc vẽ lại quy trình đang chạy — đúng như nó đang chạy, không phải như nó được mô tả trong quy định.
Khoảng cách giữa hai thứ đó thường rất lớn, và chính khoảng cách đó là chỗ có tiền. Một quy trình duyệt trên giấy ghi ba bước nhưng thực tế đi qua bảy người, trong đó bốn người chỉ ký cho đủ thủ tục. Số hoá cả bảy bước là làm hỏng theo cách đắt tiền. Bỏ bốn bước thừa rồi mới số hoá ba bước còn lại mới là việc đáng làm.
Giai đoạn này cần ngồi cùng người đang làm việc đó, không phải chỉ ngồi với quản lý. Người trực tiếp làm biết chỗ nào tắc, và họ thường đã tự nghĩ ra cách lách — chính những cách lách đó chỉ ra thiết kế đúng.
Lộ trình theo giai đoạn
Một kế hoạch chuyển đổi số ba năm với ngày go-live duy nhất ở cuối là kế hoạch sẽ thất bại. Ba năm đủ dài để thị trường đổi, người rời đi, và giả định ban đầu không còn đúng.
Cách làm ít rủi ro hơn là chia thành các giai đoạn, mỗi giai đoạn tự nó đã có giá trị kể cả khi giai đoạn sau không bao giờ được làm. Điều này bắt buộc phải chọn đúng thứ tự: làm phần mang lại kết quả rõ nhất trước, để có bằng chứng thuyết phục cho phần đầu tư tiếp theo.
Nó cũng có tác dụng chính trị trong nội bộ. Một dự án cho thấy kết quả sau bốn tháng sẽ được bảo vệ khi ngân sách bị cắt; một dự án hứa kết quả sau ba năm thì không.
Kiến trúc hệ thống
Quyết định kiến trúc là loại quyết định đắt nhất để sửa về sau, nên đáng dành thời gian ở giai đoạn đầu.
Câu hỏi quan trọng nhất thường không phải chọn công nghệ nào, mà là ranh giới giữa các hệ thống nằm ở đâu — cái gì thuộc về hệ thống nào, và chúng trao đổi dữ liệu qua đường nào. Đặt sai ranh giới thì mọi thay đổi nhỏ sau này đều phải sửa ở nhiều nơi cùng lúc.
Đi kèm là quyết định về dữ liệu: dữ liệu gốc nằm ở đâu, ai được sửa, và khi hai hệ thống bất đồng thì tin hệ thống nào. Không trả lời rõ ba câu này thì sau vài năm không ai biết con số nào là đúng.